Home
Nieuws

Wanneer mag je werkgever in je mail-, chat- of internetverkeer kijken?

4/24/2019
Op het werk even snel inspiratie voor een nieuwe vakantie opdoen, met de zakelijke smartphone de tandarts bellen of via het zakelijke chatprogramma tegen een goede collega klagen over de manager: ICT-producten of -diensten van het bedrijf worden vaak ook privé gebruikt. Wanneer mag je werkgever in je internetverkeer of communicatie kijken?
 
"Het was erg dom van me", zegt een collega van NU.nl die haar ervaring wel wil delen, maar haar naam liever niet. In oktober 2016 kreeg zij een melding van de ICT-dienst van haar werkgever. Ze had de downloadsoftware uTorrent op haar werklaptop geïnstalleerd en thuis twee films gedownload. Omdat het niet de eerste keer was, werden de administratierechten op haar laptop ingetrokken en werd er een officiële notitie gemaakt.
 
"Ik dacht: als ik op tijd alles weer verwijder, komen ze er niet achter", blikt ze terug. "Dat was ik dus vergeten. Ergens op mijn laptop stond nog een torrentbestandje, of ik had de prullenbak niet geleegd. Ik had ook niet verwacht dat mijn werkgever kon zien welke programma's ik op mijn laptop heb. Misschien heeft dat wel ergens in een contract gestaan, maar ik was er niet van op de hoogte."
 
Heeft de werkgever het recht om zo gedetailleerd op de hoogte te zijn van het ICT-gebruik van zijn personeel? Meestal wel, zegt John Lousberg van het lectoraat Recht en Digitale Technologie bij de Juridische Hogeschool. "Het is in zekere mate toegestaan om te controleren hoe een werknemer een zakelijke telefoon of laptop, bedrijfssoftware of zijn e-mail gebruikt."
 
"Een werkgever wil graag weten waar een werknemer mee bezig is", zegt Lousberg. "Het is niet de bedoeling dat een werknemer de hele dag zijn vakanties zit te plannen. Om dat te controleren moet hij een gerechtvaardigd belang hebben. Misschien gaan er wel bedrijfsgeheimen weg, of is iemand informatie aan het doorsluizen. Bij zo'n verdenking heeft een werkgever ook het belang om te controleren of je de kluit belazert."
 
Bedrijfsbelangen botsen met recht op privacy
Het belang om werknemers te controleren botst met het individuele recht op privacy, zegt Philip Brey, hoogleraar Filosofie en Ethiek van de Technologie aan de Universiteit Twente. "Het is heel natuurlijk dat mensen ook in een werksetting privémomenten willen hebben. Toiletbezoek, de wandelgangen, rookpauzes en communicatie horen daar ook bij. Als er geen enkele privacy op de werkvloer is, zit je negen uur per dag in een bubbel waarin niets privés plaatsvindt."
 
In sommige gevallen is heel duidelijk waar de grens ligt, legt Brey uit. "Op het toilet is de privacy van de werknemer doorslaggevend. Het is niet de bedoeling dat een werkgever daar meekijkt. De vraag is dan: hoe verschilt de privacy van een toiletbezoek met de e-mailcommunicatie van een werknemer?"
 
"Een werksituatie is anders dan privé. Een werkgever heeft een belang om, in ieder geval op sommige aspecten van het e-mailverkeer, geïnformeerd te zijn. Het belang van privacy van de werknemer is daarin minder groot, omdat het gaat om zakelijke e-mails. De verwachting is dat de inhoud sowieso over werk gaat."
 
"De werkgever heeft daarbij wel de verplichting om heel duidelijk te communiceren onder welke omstandigheden en met welke doelen inzage kan worden verkregen in communicatie op het werk. 'Ik ben de werkgever, dus ik kan alles doen', is geen reden om alles maar te controleren", betoogt Brey. "Zo weet de werknemer ook welke mate van privacy hij kan verwachten."
 
Mensen leveren op het werk een deel van hun privacy in, maar hebben nog altijd recht op privécommunicatie.
De wet maakt geen onderscheid in ICT-diensten, zoals websitebezoek, e-mailen, zakelijk chatten en apparaatgebruik.
Wat proportioneel is, verschilt per situatie. Controleren of werknemers op kantoor pornosites bezoeken kan, jarenlang al het e-mailverkeer monitoren gaat ver.
Deskundigen adviseren heldere regels, zodat zowel een werkgever als werknemer zich daarop kan beroepen.
'Privacyinbreuk moet minimaal zijn'
"De controle moet niet verder gaan dan nodig is", zegt Gerrit-Jan Zwenne, hoogleraar Recht en de Informatiemaatschappij bij de Universiteit Leiden. "Om te kijken of er onrechtmatige software wordt geïnstalleerd, is het niet nodig om ook in het e-mailverkeer van die persoon te kijken."
 
"Maar als de werkgever vermoedt dat een werknemer informatie lekt, of bedrijfsgeheimen steelt en daarbij klantgegevens naar zichzelf mailt, mag een werkgever dat wel, mits goed gedocumenteerd. Daarbij moet de controle wel beperkt worden, bijvoorbeeld in tijdsduur en op bepaalde zoekwoorden."
 
"Stel: het gonst op kantoor dat Jan met een eigen bedrijf bezig is", zegt Lousberg. "Voor de controle moet een werkgever er een evenredig middel op loslaten. Een maand lang alle mail lezen, zal een rechter niet proportioneel vinden. Ook als Jan een mailtje naar zijn vriendin Truus stuurt, moet de nieuwsgierigheid om ook die mail te bekijken, ingehouden worden. Een werkgever mag alleen werkmail lezen, en moet ook stoppen als een ogenschijnlijk zakelijke mail privé blijkt te zijn."
 
Dat de werkgever aan strenge voorwaarden moet voldoen, bevestigt ook de Nederlandse privacytoezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. "Dat zijn er nog een paar. De werkgever moet zich goed informeren of wat toegestaan is en wat verboden is", laat woordvoerder Inger Sanders weten. "En een werknemer moet op z'n minst geïnformeerd worden."
 
Advies aan werkgevers: wees duidelijk
Wanneer een specifieke maatregel buitenproportioneel is, is in algemene zin lastig te zeggen en hangt af van de specifieke omstandigheden, benadrukken Zwenne en Lousberg. "Als je een telefoon of laptop van de baas krijgt, mag je die ook wel privé gebruiken", zegt Lousberg. "Het is schimmiger wanneer iets zakelijks is, en wanneer privé."
 
Hij adviseert bedrijven om hun personeel heel goed duidelijk te maken wat het beleid is. Dat zorgt ook voor rust op de werkvloer, zegt Brey. "Als mensen vinden dat ze in een keurslijf zitten, wordt de baan minder aantrekkelijk, worden mensen minder creatief en kan dat de inzet schaden. Mensen willen weten waar ze aan toe zijn." Bron: nu.nl

Laatste tweet: